img

על ראיונות ממליצים והדרכים לשיפור התהליך

נכתב על ידי ספי רנן *

בחלק מתהליכי ההשמה בארגונים, המידע היחיד המתקבל אצל נציגי משאבי האנוש לפני איוש משרה הוא מפי המועמד עצמו. במקרים אלו ראיון הממליצים, למרות היותם “שליחים מטעם” של המועמד, הוא כמעט המקור היחיד לחוות דעת נוספת. גם במצבים בהם תהליך המיון שנעשה מקיף יותר וכולל מבדקים יכול ראיון הממליצים לתת תיקוף נוסף למידע שהתקבל על המועמד, וזאת בתנאי כמובן, שהוא נעשה בצורה מקצועית. ספי רנן עובדיה, מנהלת צוות כותבי התיקים באדם מילא מסבירה כיצד ניתן למקסם את ראיון ממליצים.

תהליך קבלת מועמד לתפקיד יכול להיות ארוך ורב שלבי. מבדקים, ראיונות ושיחות, ובכולם מעורב המועמד עצמו. לפני ההחלטה הסופית מומלץ תמיד גם לפנות לאדם המכיר אותו היטב באחת מסביבות העבודה הקודמות שלו. הכנה מוקדמת לקראת שיחה עם מעסיק לשעבר, עם עמית לעבודה או עם ממונה ישיר אינה צריכה לארוך זמן רב. מנגד, ניהולה וכיוונה עשויים להאיר באור שונה את המועמד הרלוונטי ו”לסגור פינות” אחרונות לגבי אופיו, טיבו וסיכויי ההצלחה שלו בתפקיד החדש – רגע לפני ההחלטה הסופית.

המידע שיופק מהראיון נועד לסייע למגייס לנבא את תפקוד המועמד. מטרת הראיון היא לאסוף מידע נוסף ורלוונטי עליו. זוהי גם הזדמנות למפגש בלתי אמצעי, ללא מתווך, עם גורמים שונים ועקיפים לקבלת רשמים על ההיסטוריה המקצועית וההתנהגותית הרלוונטית של המועמד. כיוון שהתועלת מביצוע הראיון היא בעלת פוטנציאל גבוה – על מנת למקסם את התהליך, אנו באדם מילא עורכים סדנאות לנציגי משאבי אנוש בחברות ולעיתים אף משתתפים בביצוע הראיונות עם הממליצים או בהכנה לקראתם.

אמור לי מי הם ממליציך ואומר לך מי אתה

ראוי להבהיר כי בסך הכל מדובר בכלי תומך החלטה. הוא לא בהכרח ישנה את ההערכה כלפי מועמד מסוים מהקצה אל הקצה. מנגד, הוא צריך בהחלט לתרום לתהליך ההערכה הפנימי העוסק בסיכויי ההצלחה של המועמד החדש ובדרכים למקסם מקצועית את כישוריו.

עבודתו של המראיין מתחילה הרבה לפני ביצוע הטלפון הראשון. תחילה יש לעבור על רשימת הממליצים עצמה אותה הגיש המועמד – לא מעט דברים ניתן ללמוד ממנה. האם היא דלה או ארוכה? האם היא כוללת רק אנשים ממקום עבודה אחד? האם יש בה בכלל ממליצים המתאימים למתן דעה לקראת התפקיד החדש? האם מדובר רק בקולגות לעבודה או גם במנהלים לשעבר ? בהתבוננות מוקדמת ברשימת הממליצים ניתן לאתר לעיתים גם אנשים פיקטיביים או כאלה שפרטיהם מוטים – דבר שעשוי להעיד על רצונו של המועמד להסתיר דבר מה מעברו המקצועי.

שלב נוסף וחשוב לפני ביצוע הראיון הוא הכנה עצמית של המראיין לשיחה. יש לקחת בחשבון כי השיחה (המתקיימת על פי רוב באמצעות הטלפון) לא יכולה וגם לא צריכה לארוך יותר מ-15 דקות. לפני ביצועה, על המראיין לוודא כי הוא יודע את כל הדרוש על התפקיד המיועד ועל המועמד עצמו (לפי הראיונות הקודמים שבוצעו לו, המבדקים וקורות החיים שהגיש).

עיון בתיאור העיסוק יסייע בגיבוש רשימת תכונות וכישורים הנדרשים לתפקוד מוצלח, לצד חולשות שיהוו בעיה. בכדי לסייע במיקוד הראיון חשוב לעיין בקורות החיים ובסיכומי הראיונות והמבדקים הקודמים. אלה עשויים להעלות נקודות שעדיין לא ברורות דיין ושראיון הממליצים הוא המקום לבררן. הגיעו לראיון כשאתם מצוידים בכ-2-3 נושאים לבירור, הן מבחינה אישיותית והן מבחינה תעסוקתית.

במידה ומספר מראיינים ממליצים על אותו מועמד ניתן כמובן לעשות הצלבות בין נושאים או פערים שעלו בהמלצות קודמות, ולחפש לכך מענה בשיחה הבאה. ככלל, הכנה מוקדמת לקראת הראיון תהפוך את השיחה לבעלת ערך מוסף וייחודי.

קיימות מספר בעיות עיקריות נוספות עימן נדרש המראיין להתמודד

  • הממליץ מחויב קודם כל למועמד ולא לארגון אליו הוא שואף להתקבל. באופן טבעי הוא נרתם לעזור לו (או בטוח משתדל שלא להזיק לו). בראיון צריך המראיין לרתום את הממליץ לצד שלו אם ברצונו לקבל ממנו אינפורמציה שלעיתים אינה חיובית על המועמד – יש דרכים לעשות זאת.
  • ראיון טלפוני משמעו קודם כל ריחוק. לא מדובר בשיחה “אחד על אחד”, לפיכך לא ניתן לשים לב לתווי פנים, לשפת גוף לניואנסים בהתנהלותו. כך למעשה הופכת השמיעה ל”מצפן” דרכו ניתן לקבוע את משקלם הסגולי של הדברים. צריך לחדד אותה לכל שינוי קול וטונציה ולזהות מה משמעותם.
  • השיחה הישירה עלולה ליצור גם אפקט בעייתי אצל המראיינים. נקרא לו אפקט “תוקף נראה גבוהה”, יש לנו נטיה, כבני אדם לתת תוקף גבוה לדברים שנאמרים לנו בשיחה, למרות שיתכן שאין להם אחיזה במציאות. יש דרכים לתקף את הנאמר תוך שיחה ולא להשאירם ברמת הרושם הראשוני.
  • ראיון טלפוני בכלל ועל אחת כמה וכמה ראיון התלוי בזמנו של המרואיין וברצונו הטוב להשתתף בתהליך (שאינו מעניינו המקצועי), מחייב כי השיחה לא תארך זמן רב. תוך כרבע שעה צריכה להתקבל כל האינפורמציה האמינה והרלוונטית ביותר על המועמד.
  • כאשר הממליצים הם אנשי משק בכירים, לעיתים אף שרים או מנכ”לים, המראיין עשוי שלא להרגיש איתם בנוח – מעין חסימה הנוצרת בשל יראת כבוד. אסור להיות ירא מסטאטוס המועמד – בהכשרה אנו עוזרים למראיין להתמודד עם החסם הזה ולרכוש מיומנות שתעזור לו לחוש בנוח ולהתמודד עם אי הנוחות הראשונית

למרות כל הבעיות והסייגים, ראיון הממליצים הוא כלי רב ערך למיון ובחינת התאמת עובד למקצועות שונים. באדם מילא אנו לא ממליצים לוותר עליו, אלא מציעים מספר שיטות להתגבר על המכשולים, להגיע לנקודות בהן חשוב לגעת לאור המידע הקיים על המועמד, ולהגיע למיצוי האפשרות לקבלת אינפורמציה נוספת עליו.

נקודות שכיחות שראיון ממליצים עשוי לשפוך עליהן אור אחר, הן בין היתר: הצגת התפקיד הקודם שלו ותיאור נסיבות העזיבה. צמצומים, שינויים ארגוניים או תחושת מיצוי עלולים להתפרש מפי הממליץ כאי עמידה בציפיות או כמתחים מול הבוס וכדומה.

סדנאות לביצוע ראיון עם ממליץ

ההכשרה של אדם מילא לביצוע ראיונות ממליצים מיועדת למחלקות משאבי אנוש בארגונים. ישנן סדנאות הטרוגניות בשיטה של הדרכה כללית ולעיתים מבצעים תהליך הכשרה ואפיון עבור חברה באופן יחידני הדורש הכרה טובה יותר של הלקוח, מי הוא, מיהם העובדים שלו, אילו תפקידים מגויסים כרגע – לשם התאמה טובה לפרופיל החברה. שני סוגי ההדרכות כוללות סימולציות.

כמו כן, הכשרה שכזו עשויה לצמצם את השונות הנוצרת מכך שכל אדם הוא שונה ותופס את המציאות ואת דינמיקת השיחה בדרך אחרת, לאמור: אנשים שונים, תוצאות שונות. כאשר כולם חושבים ומתנהלים לפי אותם כלים, השונות קטנה והדבר מקדם ומשפר את המהימנות התהליכית והארגונית.

* ספי רנן היא מנהלת צוות כותבי תיקים באדם מילא