img

משאבי אנוש וטכנולוגיה- אתגר מתמשך

כתב: גילעד נוסבוים, סמנכ"ל דיגיטל באדם מילא

גלעדרבות נאמר על החידושים הטכנולוגיים בעולם ה HR בשנים האחרונות, כולם מתארים מהפכה של חדשנות שיצרה אתגרים מסוג חדש למנהלי משאבי האנוש בארגונים. אתגרים אלו כוללים התמודדות עם שינויים בתהליכי עבודה של שנים. מהפכה זו עוד רחוקה מלהסתיים.

מתוך הצורך האמתי להתאים לרוח התעסוקתית העכשווית (דור חדש של עובדים, עולם הרשתות החברתיות, החיים ב-MOBILE וכו), נראה שמנהלי ה HR מדברים על “חדשנות” ושואלים את עצמם מה הדרך הנכונה ביותר להטמיע אותה בתהליכים הפנימיים. שפע הפתרונות הקיים עלול לגרום לעיתים לבלבול ולחוסר מיקוד.

אפתח בשורה התחתונה – אין פתרון בית ספר. אין דרך אחת נכונה להטמיע טכנולוגיות HR בארגון. לכל ארגון המטרות שלו, תרבות ארגונית, ערכים, תפיסות ובעיקר צרכים שונים. טכנולוגיה אחת יכולה להחוות כהצלחה בארגון א’ אך עלולה להתגלות ככישלון חרוץ בארגון ב’.

מניסיון של שנים בניהול פיתוח מערכות HR והטמעתן במגוון רחב של ארגונים, ארכז את השאלות העיקריות שצריכות להישאל לפני היציאה לדרך. שאלות אלו הופכות למשתנים קריטיים בבחירת הארגון את הטכנולוגיה הנכונה עבורו. כל מנהל משאבי אנוש מומלץ שיעשה בדק בית ויבחן אותן טרם תחילת תהליך החיפוש. הדבר גם יקצר את הדרך משמעותית וגם יצור תיאום ציפיות פנים ארגוני ומול הספק-שותף שיבחר.

1. בחינת צרכים

כמו בכל משימה , צריך להחליט במה מתמקדים. רבות ומגוונות הן מערכות ה HR שמספקות פתרונות לבעיות ונושאים שונים. השוק המקומי והרשת מוצפים בפתרונות – מפורטלים ארגוניים, מערכות גיוס, מערכות הדרכה והכשרה, מיון מועמדים ועוד. בהחלט אפשר ללכת לאיבוד. לפעמים החדשנות הופכת לערך ולכן לא תמיד היא משרתת את המטרה העיקרית.  חשוב להוביל תהליך ממוקד ומובנה.

המיקוד נעשה ע”י שתי שאלות – 

מה אנחנו עושים נכון? או במה לא צריך לגעת עכשיו?מהן ההצלחות שלנו? ממה אנחנו מרוצים? אלו מקומות עובדים? זאת, תוך הנחה שמה שעובד- לא מקלקלים. אלו המקומות שכעת כדאי להניח להם בשלב זה.

מה אנחנו עושים לא טוב מספיק? או, איפה אנחנו משקיעים יותר מדי זמן כדי להצליח (אם בכלל)?- המקומות שלרוב הוזנחו זמן רב או שדורשים שינוי מהיר בשל אילוץ ארגוני או חיצוני. כאן, שאלת הטכנולוגיה והתאמתה לארגון עדיין לא עולה. מציאת הפתרון יגיע בהמשך. למשל, תהליכים איטיים שמרובים בבירוקרטיה ואדמיניסטרציה מיותרת או תהליכים שאינם מצליחים ואינם מותאמים לצרכי הארגון ולצרכי הפרט.

התשובות בחלק זה אמורות לתת מענה לנקודות בהן עלינו להתמקד. כמובן שאפשר לפעול בתהליכים מקביליים ולטפל בכמה נושאים יחד אם יש לנו את המשאבים לכך, או לחילופין, לחלק תכנית ארוכת טווח לשלבי ביניים. מעטים הארגונים, בעיקר מחלקות ה HR,  שיכולים להכיל שינויים טכנולוגיים רבים במקביל. חשוב לזכור ששינוי טכנולוגי כולל גם שינוי בתהליכי העבודה.

2. הגדרת יעדי השינוי

יש להגדיר את היעד הרצוי בסוף התהליך, כזה שנוכל בסוף לבחון בעזרתו שהתהליך שביצענו היה התהליך הנכון- לכמת עד כמה שניתן את התוצאה הרצויה. למשל, מה משך זמן הגיוס הממוצע הרצוי בארגון, מהו מספר הפעמים שנרצה להיות בקשר באופן אקטיבי עם עובד בשנתו הראשונה בארגון וכו’.

אם נדע להגדיר מראש מה היעד ואיך מודדים אותו- אז נוכל לחפש אחר הכלים הרלוונטיים שיסיעו לנו להגיע אליו. המערכות כיום משופעות בדוחות ניהוליים ומסכי ניהול. מערכת שלא מספקת לנו, המנהלים, את המידע ממבט-על תקשה עלינו בבחינת ההצלחה.

בארגונים הנמדדים על פי רווח, חשוב גם להגדיר מה הכלי שדרכו נדע האם החזרנו את ההשקעה של הכנסת הטכנולוגיה (ROI). המדידה תכלול גם חסכון ישיר וגם שיפורים שהכנסנו בתהליכי העבודה של ה HR. אם הטמעת הטכנולוגיה לא רלוונטית לנו לחסכון בעלויות  וההנחה היא שהעלויות יעלו כתוצאה מכך או יישארו כמות שהן- יש להגדיר זאת מראש . הגדרת ה ROI תתרום לרוב גם להשגת תקציב מתאים ולפתרון נכון יותר.

3. מה התקציב שעומד לרשותנו

התקציב שיוגדר משפיע גם על היקף הפתרון שהטכנולוגיה יכולה להציע וגם על רמת האיכות.

בהנחה שהמשאבים מוגבלים חשוב לתעדף את המטרות של התהליך מחד, ולא להתפשר על הפתרון הזול ביותר שעלול להפוך ליקר מאידך. רבות המערכות שאיש לא משתמש בהן או בחלק משמעותי מהן בשל חוסר התאמה למרות שעמדו בתקציב שתכננו.

ישנם פתרונות זולים לכאורה שמוצעים ע”י חברות רבות (בעיקר מוצרי מדף ברשת). לעיתים, עם היציאה לדרך מתברר כי שעות ליווי ותמיכה יקרות מאוד ואף לעיתים החברות אינן מציעות שדרוגי מערכת (דבר הכרחי כדי לעמוד במציאות הטכנולוגית המשתנה). לעיתים הפיתוחים יקרים מאוד ולא מבוצעים ואנחנו נותרים “עומדים במקום”.

כל אלו צריכים להילקח בחשבון בתחשיב הכלכלי של בחירת המערכת- התקציב סופי בשקלול כל המרכיבים.

4. הגדרת רמת המעורבות של המנהל בתהליכים החדשים

יש להגדיר מהי רמת המעורבות הרצויה של המנהל בכל השלבים: בבחירת הפתרון, בהטמעה ובשוטף לאחר מכן. יש לבחון כיצד המנהל מבצע תהליכי בקרה על ההתנהלות החדשה ממקום של בחינת האפקטיביות של השינוי והתהליך החדש בעתיד.

אחד היתרונות הבולטים של הטכנולוגיה היא שכלי הניהול זמינים בלחיצת כפתור ואף מותאמים בקלות לנתונים הספציפיים הנדרשים בארגון. עלינו לזכור כי הפתרון כולל בתוכו כלים ניהוליים אפקטיביים, ואם לא, אז מה המשמעות? – זמן וכסף של פיתוח כלים אלו (חלק מהתקציב הסופי שיש לקחת בחשבון).

5. המשאב האנושי שעתיד להשתמש בטכנולוגיה החדשה (עובדים, מועמדים, ספקים ועוד).

אלו הם הלקוחות האמתיים של המערכות בארגון (גם אם הן חצי-אוטומטיות). אל תשכחו אותם בתהליך. ראיתי ארגונים שהטמיעו מערכות שהרפרנטים ויתרו עליהם והמשיכו להשתמש באקסלים בטענה כי המערכות מסובכות ומורכבות מדי או ספקים שלא שיתפו פעולה.

יש לרתום ולגייס את העובדים הרלוונטיים לתהליך השינוי. הם חלק משמעותי ביותר בהצלחה של השינוי. הם יודעים היטב מה לא עובד טוב היום, והם חלק משמעותי מהשינוי. חלקם ממחלקת משאבי אנוש וחלקם עובדים ממחלקות אחרות בארגון.

לא מעט עובדים ומנהלים רגילים לעבוד בשיטות ישנות חוששים מהשינוי ומהכנסת הטכנולוגיה. שאלות כמו “איך זה ישפיע על היום-יום שלי”, “האם ימדדו אותי מעכשיו”, “האם הטכנולוגיה באה להחליף אותי”, הן שאלות שצריך להתייחס אליהן ולשים אותן על השולחן. כך קל יותר יהיה לבצעו בפועל.

לא מן הנמנע כי הטמעת הטכנולוגיה תביא גם לשינוי במצבת העובדים הקיימת- לעיתים אף הדבר מוגדר במטרות השינוי.

מעבר למשתמשים יש לבחון מי הם שאר השותפים בתהליך בארגון – מערכות מידע, אבטחת מידע, רכש וכו. כל אלו צריכים להיות שותפים לתהליך.

 6. DATA ,DATA DATA

העולם כיום הוא עולם של DATA ANALYSIS. המסקנות  החשובות והמפתיעות לעיתים עולות מניתוח הנתונים שהארגון צובר. באמצעות ניתוח פשוט של נתונים שצוברים, ניתן למצוא את התשובות בפשטות. לשם כך חשוב שבמערכות תהיה לארגון גישה לנתונים ולמערכת יכולת לנתח אותם. מערכות שעושות ניתוח אוטומטי על בסיס נתונים קיים בעלות יתרון רב . (חלק מהמערכות אפשר לממשק למערכות BI אך הדבר דורש תוספת תקציב וזמן).

נשמעת כמו משימה מורכבת ו”כבדה” ? לא בהכרח. אם מגדירים מראש את המטרות ואת השותפים בארגון אז הדרך יכולה להיות מהירה ובעיקר אם מוצאים את הפרטנר הטכנולוגי הנכון. חשוב לבחור בשותף שאתם מרגישים שהוא בעל הניסיון וההבנה האמתית את הצרכים שלכם. שותף אשר מבין את הקשיים ואת המטרות, כזה שמכיר היטב את עולם התוכן הרלוונטי ושיש לו את הניסיון הנדרש.

מומלץ לתשאל ממליצים ולבצע סקר שוק מעמיק. כל אלו יכולים לחסוך זמן, כסף ואי נעימויות.

הדרך יכולה להיות גם מלמדת ומאתגרת ולערער על הרגלים של שנים. דלת שלמה של הזדמנויות נפתחת, עכשיו נשאר רק לנהל את התהליך באופן מובנה ומושכל ולהיות פתוחים למה שיש לטכנולוגיה להציע.

בהצלחה!

רוצים להתייעץ ? לשירותי ייעוץ וליווי של אדם מילא, השאירו פרטים כאן: